BOLMORA.COM, SULUT – Program pengabdian kepada masyarakat oleh Akademisi, dosen dan mahasiswa Politeknik Negeri Manado (Polimdo) terus berlanjut.
Kali ini program tersebut dilakukan di Kelurahan Malalayang Dua, Kecamatan Malalayang, Kota Manado, Selasa (5/8/2025).
Adapun kegiatan pengabdian tersebut terkait pelatihan penerapan sistem kearsipan yang ditujukan kepada seluruh aparat dan kepala lingkungan yang ada di Kelurahan Malalayang Dua.
Program ini diinisiasi oleh tim dosen dari Jurusan Administrasi Bisnis (AB) Polimdo, yang menilai pentingnya sistem kearsipan yang tertata rapi untuk meningkatkan efisiensi pelayanan publik di kelurahan.
Ketua tim, Iyam L. Dua, mengungkapkan bahwa kegiatan ini didahului dengan proses observasi langsung di lapangan. Dari hasil temuan tersebut, tim melihat adanya kebutuhan mendesak untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lebih sistematis di Kelurahan Malalayang Dua.
“Kami dari Polimdo menilai perlu adanya pengaturan kearsipan yang lebih tertata. Sistem ini akan sangat membantu kelurahan dalam memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada masyarakat,” ujar Mem Iyam, sapaan akrabnya.
Menurutnya, pengarsipan bukan sekadar menyimpan dokumen, melainkan sistem yang akan sangat berguna di masa depan saat dokumen-dokumen tersebut dibutuhkan dalam waktu singkat.
“Dengan sistem yang terstruktur, dokumen bisa ditemukan dengan cepat dan akurat. Itu sebabnya kami mengajarkan praktek pengarsipan kepada para aparat kelurahan agar dapat langsung diterapkan,” tambahnya.Salah satu sistem yang dikenalkan dan dilatih dalam kegiatan ini adalah sistem pengarsipan kronologis, yang memungkinkan pengelolaan dokumen berdasarkan waktu kejadian atau urutan masuk-keluar.
“Melalui sistem kronologis ini, dokumen dari lingkungan 1, 2, dan 3 bisa ditata lebih rapi. Begitu juga untuk dokumen internal kelurahan, seperti milik sekretaris lurah,” jelasnya.
Harapannya, ke depan Kelurahan Malalayang Dua bisa mengelola arsip secara sistematis, tidak hanya untuk efisiensi kerja, tetapi juga sebagai bentuk akuntabilitas administrasi publik.Selain pelatihan teori dan praktek, Polimdo juga memberikan bantuan perlengkapan kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan kelurahan. Bantuan ini sekaligus menjadi media praktik langsung untuk penerapan sistem kearsipan yang telah diajarkan.
“Bantuan yang kami berikan memang sederhana, namun sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Kami ingin apa yang kami ajarkan langsung dapat dipraktikkan,” tutur Mem Iyam.
Lurah Malalayang Dua, Corneidy H. S Posuma, S.IP, menyampaikan apresiasi dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya atas kegiatan ini.
“Kami dari pihak kelurahan sangat berterima kasih. Ilmu yang kami terima benar-benar membuka wawasan, khususnya dalam hal kearsipan yang selama ini belum tertata dengan optimal,” ucapnya.
Menurutnya, manfaat dari pelatihan ini sangat terasa, terutama dalam penataan dokumen surat masuk dan keluar yang sebelumnya masih dilakukan secara konvensional dan belum sistematis.
“Selama ini belum tertata rapi, tapi dengan adanya kegiatan ini, kami jadi lebih memahami bagaimana menata dan mengatur arsip-arsip, bahkan sampai ke level kepala lingkungan,” jelas Posuma.
Ia pun berharap agar kegiatan serupa bisa terus berlanjut di masa mendatang.
“Kami berharap kerja sama ini tidak hanya berhenti di sini. Kami sangat membuka diri untuk kolaborasi lanjutan dengan Polimdo. Hubungan yang baik antara kampus dan pemerintah kelurahan ini sangat penting untuk terus dirawat dan dikembangkan,” pungkasnya
Diketahui kegiatan tersebut oleh Iyam L. Dua, SE., M.Si (Ketua Tim), Silvy Truly Sambuaga, SE, M.Si (Anggota), Inka M.S. Tumengkol, S.Kom., MM (Anggota), dan Lietje Lumatauw, S.Th, M.Si (Anggota).
Didampingi Grace Joice S.N. Rumimper, SH., MH, dan Dr. Christien Adriani Karambut, SE., MM.
(Jane)
